Van Excel-chaos naar één dashboard

Handwerk eruit, groei erin.

‍

StudentTopper koppelt freelancers aan opdrachtgevers. Elke week nieuwe leads via Facebook en Typeform, tientallen onboardings, urenstaten, facturen. Het soort bedrijf waar je snel groeit, maar waar de administratie net zo snel een bottleneck wordt.

En dat was precies wat er gebeurde. Leads werden handmatig overgetypt. Onboarding ging via losse WhatsApp-berichten. Urenstaten kwamen binnen per mail en werden in Excel verwerkt. Facturen? Handmatig opmaken, handmatig versturen. Bij elke nieuwe freelancer groeide de chaos mee.

‍

De aanpak: alles automatiseren wat geen menselijk oordeel vereist

We bouwden een platform dat het hele proces overneemt. Leads uit Facebook en Typeform stromen automatisch de database in. Onboarding verloopt via geautomatiseerde WhatsApp-flows: welkomstbericht, documenten opvragen, opvolging na 3, 24 en 48 uur.

Google Drive mappen worden automatisch aangemaakt per freelancer. Urenstaten genereren facturen via Carbone. En alles is zichtbaar in één dashboard: wie zit waar, wie mist nog documenten, welke facturen staan open.

‍

‍

Gebouwd met Next.js, Supabase en n8n

Het dashboard draait op Next.js met Supabase als database. De workflows lopen via n8n: lead intake, onboarding, factuurverwerking. WhatsApp-berichten gaan via de Wasender API. PDF-facturen worden gegenereerd met Carbone.

Geen enkel onderdeel staat los. Alles praat met alles. Een nieuwe lead in Typeform is binnen minuten zichtbaar in het dashboard, heeft een Drive map, en krijgt automatisch het eerste onboarding-bericht.

‍

Het resultaat: schalen zonder extra handjes

StudentTopper verwerkt nu tientallen freelancers per week zonder dat iemand een Excel-bestand opent. Facturatie draait op autopilot. Onboarding kost geen handmatig werk meer. En het team kan focussen op waar het om draait: de juiste mensen op de juiste plek krijgen.

‍

Van een proces dat uit zijn voegen barstte naar een platform dat meegroeit. Dat is wat automation doet als je het goed aanpakt.